Mali biznis i komunikacija – važnost, prinicpi, metode i tehnike komunikacije, izrada, sadržaj i struktura komunikacionog plana

• Author
• Recent Posts

Follow me

Miodrag Ivanovic

Follow me

Latest posts by Miodrag Ivanovic (see all)

• Analysis and evaluation of the final version of the PhD text – The most importan questions - July 16, 2024
• Leadership andself – assessment: how to find the best way to improve yourself? - February 29, 2024
• Unleashing Your Potential: Crafting a Professional Development Plan for Health Workers - February 13, 2024

Efikasna i efektivna komunikacija jedna je od osnovnih pretpostavki za uspešan rast, razvoj i funkcionisanje biznisa, posebno malih preduzeća. Osnovni cilj bloga jeste da pokažemo prvo, šta je komunikacija; drugo, koje su osnovne karakteristike izvrsne komunikacije; treće, zašto je važna komunikacija; četvrto, koje su osnovne metode i tehnike komunikacije; peto, koje su osnovne barijere i strategije prevazilaženja tih ograničenja, i šesto, preporuke za izradu, dizajniranje, sadržaj i strukturu komunikacionih planova.

Nadamo se da ćemo Vam pomoći da razumete važnost komunikacije i komunikacionih procesa za prosperitet Vašeg preduzeća, zadovoljstva i motivacije Vaših zaposlenih i posebno da unapredite proces donošenja odluka.  Jednostavno, želimo da pomerimo  paradigmu Vašeg shvatanja o važnosti i vođenju računa o gore navedenim šansama koje proizliaze iz efikasne i efektivne komunikacije. Takođe, želimo da podstaknemo Vaš lični proces samoocenjivanja, analize i evaluacije Vaše sopstvene sposobnosti da efektno, jednostavno i na pravi način komunicirate s Vašim najbližim, poslovnim partnerima i posebno, s Vašim zaposlenima.

1. Pojam i značaj komunikacije

Komunikacija je radnja, akt ili proces u kojoj jedna osoba šalje ili prima informacije i poruke od druge osobe o predlozima, unapređenjima, poterbama, željama, percepcijama, preporukama ili znanjima, i tako dalje, ili to je proces jednostavne razmene informacija koje su važne za njihov međusobni odnos i relaciju. Proces komunikacije može da bude unapred definisan i formalizovan, kao redovna aktivnost, koja je vremenski određena (dnevna, sedmična, mesečna ili godišnja) aktivnost. Ili, može da bude spontana ili aktivnost koja je deo uobičajenog procesa komunikacije između dve osobe, familije ili preduzeća.

U preduzećima komunikacioni proces je deo postavljene organizacione strukture i postojeće kulture ponašanja. Obično, postoje tri najvažnija procesa komunikacije: prvo, od vrha (top)  ka bazi (down) preduzeća; drugo, kros – funkcionalna komunikacija, kao deo vertikalne saradnje i uspostvaljenih kontakata i veza između različitih organizacionih delova (odeljenja, departmenta, timova) i treće, komunikacije izvan organizacione strukture preduzeća s svim stake – holderima (dobavljačima, partnerima, potrošačima, Vladinim institucijama, bankama, menadžerima, zaposlenima i lokalnim zajednicama).  Kao što vidite, obezbediti logične, integrativane i efikasne procese komunikacije nije lak i jednostavan posao. Proces komunikacije zahteva i traži pažljiv, logičan i sistemski pristup koji podrazumeva tačno definisane relacije, prihvatljive i definisane metode, efikasna sredstva i opremu, posebno razvijenu i prihvatljivu kulturu ponašanja koja treba da obezbedi tačnost, preciznost, toleranciju i razumevnje između strana koje komuniciraju.

2. Uloga i efekti komunikacije

Definisanje, uspostavljanje i razvoj efikasnih komunikacionih procesa unutar organizacije, posebno razvoj komunikacionih veština kod zaposlenih obezbediće prosperitet i brži razvoj preduzeća. Takvi procesi komunikacije obezbediće:

1. Efektniju promociju i prezentaciju imidža i brend preduzeća

Efektivna i efikasna komunikacija treba da bude prilagođena potrebama, interesima i zahtevima ciljne grupe potrošača sa stanovišta poruke, stila i jezika.

2. Pozitivnije, efektnije i produktivnije relacije između i unutar timova

Pravovremena, jednostavna, otvorena i dinamična komunikacija obezbeđuje pozitivnu atmosferu, poverenje i postavlja osnove za stabilne relacije, respekt, motivaciju i lojalnost preduzeću.

3. Preventivno delovanje u sprečavanju konflikata, nepoverenja i nagađanja 

Blagovremena komuniakcija otklanja sumnje, nedoumice i otvara prostor za zajedničko delovanje, razumevanje i rešavanje problema u intersu preduzeća i samih zaposlenih. Sprečavanje konflikata doprinosi bržem rešavanju problema, umanjenju troškova i povećanju produktivnost poslovanja.

4. Dizajniranje stabilnih i dugotrajnih relacija

Jednosatvne poruke da nekoga ohrabrite, želje i čestitke za uspeh, rođendanske čestitke zaposlenima podižu motivaciju, podržavaju lojalnost i pospešuju odanost preduzeću. Veze i kontakti s glavnim stake-holderima otvaraju  perspektive i začetak su uspeha, posebno redovni kontakti s Vašim stalnim i  potencijanim kupcima.

5. Kreativnost i inovacije

Dobra komunikacija je osnova za razmenjivanje ideja, promišljanje i otvranje diskusije o tekućim problemima i izazovima. Otvorena i plodotvorna komunikacija otvara i pomaže sinergetske efekte, čini potporu za kreativnost i inovacije. Videti više na:  Importance of Good Communication in Business, available at https://smallbusiness.chron.com/importance-good-communication-business-1403.html [Accessed: 04 December 2018]

3. Metode i tehnike komunikacije

Veoma je važno da se odaberu dobre metode i tehnike kmunikacije. Treba razmotriti sve opcije uključujući interne metode komunikacije (radni sastanci, elektronske pošte, memorandumi, pisma, interna oglašavanja, mesečnici, poruke) i eksterne metode komunikacije (dnevne novine, sedmični magazini, društvene mreže, web sajt, VPN – virtualne privatne mreže, uključujući internet, intranet i ekstranet, akademski časopisi, profesionalni magazini, TV i radio).

Veoma je važno da se gore navedene metode odaberu spram organizacione strukture i kulture ponašanja unutar kompanije. Svi oblici i tehnike komunikacije treba pažljivo da se analiziraju sa stanovišta prednosti i nedostataka svakog metoda, delatnosti kompanije i posebno kulture ponašanja.

4. Barijere komunikacije

Lista mogućih barijera za efikasnu komunikaciju je mnogo. Lista mogućih uzroka  može da bude velika s različitim razlozima nastanka i generisanja.  Navodimo samo neke i najvažnije, koji dolaze pre svega u odsustvu sistemskih, strateških i operatvnih pretpostavki za uspešno funkcionisanje preduzeća, kao što su odsustvo jasne, sveobuhvatne i dugoročne strategije; nejasne i neprecizne organizacione strukture; odsustva standarda, prihvaćene kulture i etike ponašanja, i posebno odsustva izvršnih naredbi i odluka za primenu definisanih principa komunikacije ili narušavanje principa komunikacije. Osnovne barijere komunikacije su prvo: fizičke barijere; drugo, odsutvo propisa, uputstava i standarda ponašanja, tj. odsustvo kvaliteta standarda, kao što su ISO 9000, 6 Sigma kvalitet, TQM ili EQFM – Model of excellence; treće, jezik i poruke, psihološke barijere, nepoverenje, i stereotipi; četvrto, problemi koji proizilaze iz neefikasne ili nepostojeće organizacione strukture definisanih nadležnosti i delegiranja; peto, nesiksustvo i pogrešno korišćenje komunikacionih metoda; šesto, apstraktne, nepotpune i nejasne informacije; sedmo, zasićenost i veliki obim informacija; osmo, pretpostavke i prerano donošenje zaključaka, i tako dalje.

Otklanjenje barijera podrazumeva definisanje strategija i operativnih tehnika za njhovo eliminisanje. Identifikovane barijere koje su zasnovane na evidentnim dokazima i faktima treba pažljivo analizirati i otklanjati tako da se više nikada ne ponove.

5. Sadržaj, struktura i izrada plana komunikacije

Osnovni cilj komunikacionog plana je da obezbedi podršku tekućem poslovanju i implemntaciji poslovnih odluka, promena i unapređenja te obaveštavanja i komunikacije sa stake-holderima i zapsolenima.

Komunikacioni plan treba da obezbedi efikasno i efektno ostvarivanje:  prvo,  operativnih i strateških pravaca i ciljeva, jasnim definisanjem procesa, aktivnosti i poslova koji teba da se postignu i implementiraju; drugo, da identifikuju i odrede važnost i prioritete komunikacije u odnosu na glavne stake – holdere u donosu na snagu i uticaj u procesu odlučivanja i definisani interes; treće, da precizno defnišu komunikacione metode i mehanizme a posebno osnovni sadržaj informacija i četvrto, definišu kriterijume merenja uspešnosti komunikacije s pouzdanim evidentnim podacima i faktima o uspešnosti komunikacije; peto, da definiše budžet i resurse koji su potrebni da bi se obezbedila uspešna implementacija.

Komunikacioni plan se može dizajnirati u formi tabele sa sledećim kolonoma. U prvoj koloni se definišu aktivnosti; u drugoj koloni mogu da se definišu stake – holderi (svi oni koji imaju interes u poslovanju preduzeća za koji dizajnirate komunikacioni plan. U toj koloni mogu da se odrede i prioritet i važnost stake – holdera s, možda, tri nivoa – visok, srednji i nizak nivo važnosti; u trećoj  koloni se definišu interne i eksterne metode i mehanizmi komunikacije; u četvrtoj koloni se definišu vremenski okvir i dinamika komunikacionih aktivnosti – ko, šta, kada i zašto; u petoj koloni se definiše svrha i cilj komunikacije, kao što su informisanje, traženje saglasnosti, donošenje odluke, podrška ili koordinacija, informisanje o završenim aktivnostima; u šestoj koloni se definiše impakt i rezultat komunikacionog procesa s mogućim obeležavanjem, kao pozitivan, negativan ili neutralan; u sedmoj koloni može da se obavi evaluacija procesa komunikacije kao na primer, efikasni, neefikasni ili ograničeni dometi. Na kraju u poslednjoj koloni mogu da se ponude dokazi o evidenciji završenog procesa komunikacije.

Zaključak

Poslovna i svaka druga komunikacija je veoma važna za uspeh onoga što radite. U vezi s tim, treba da učinite sve da obezbedite da proces komuniakcije bude logičan, efikasan, relevantan i validan za ono što želite da učinite i postignete. Komunikacija je osnovni metod podrške poslovanju i poslovnim procesima, razumevanju i radu timova i zaposlenih i posebno treba da omogući ali i da se bazira na strategiji poslovanja, organizacionoj strukturi, organizacionoj kulturi i efiksanom izvršenju preuzetih obaveza. Predložene sugestije i preporuke, posebno oko sadržaja komunikaciong plana, samo su elementarne sugestije, koje treba da počivaju na misiji, viziji i strteškim ciljevima svakog pojedinačnog preduzeća.  Ukoliko želite da proširite i produbite svoja znanja o kominikaciji u nastvaku možete da nađete nekoliko linkova koji Vam pružaju sveobuhvatniji uvid u oblast biznis komunikacije.

Preporuke i refrence:

1. 7 Ways to Step up Communication in Your Small Business, available at https://www.thebalancesmb.com/step-up-communication-2951531 [Accessed: 04 December 2018]
2. Importance of Good Communication in Business, available at https://smallbusiness.chron.com/importance-good-communication-business-1403.html [Accessed: 04 December 2018]
3. Why communication is vital to your business success, available at https://smallbusiness.co.uk/communication-vital-business-success-2542232/ [Accessed: 04 December 2018]
4. Primary Causes For Business Bankruptcy, available at https://www.streetdirectory.com/travel_guide/21327/business_and_finance/primary_causes_for_business_bankruptcy.html [Access: 04 Decemebr 2018]
5. Project Communication Plan: How-To & Free Template, available at https://thedigitalprojectmanager.com/how-write-project-communication-plan/ [Accessed: 04 December 2018]
6. What Causes Small Businesses to Fail?, available at http://www.moyak.com/papers/small-business-failure.html [Accessed: 04 December 2018]
7. Why lack of communication has become the number one reason people quit, available at https://thenextweb.com/insider/2015/11/08/why-lack-of-communication-has-become-the-number-one-reason-people-quit/ [04 December 2018]